Für Handwerksbetriebe mit 1 bis 10 Leuten

Feierabend heißt Feierabend.
Nicht Zettel abtippen.

Stunden, Material und Zukaufteile direkt beim Kunden ins Handy, per Daumen oder per Sprache. Der Kunde unterschreibt auf dem Display, und das Büro hat die Rechnung fertig zur Freigabe, bevor der Transporter wieder auf dem Hof steht.

< 10 spro Position

< 1 minvom Auftrag zur Rechnung

0vergessene Belege

Das sind unsere Zielwerte für den Pilotbetrieb, keine Werbeversprechen.

Rechts läuft die echte Demo: „Sanitär Möller“, ein erfundener Betrieb mit echten Abläufen. Oben springen Sie direkt in eine Rolle: Monteur, Büro oder Inhaber. Nachts wird alles zurückgesetzt, verschickt wird nichts.

Der Ablauf

Vom Auftrag bis zur Buchhaltung, ohne Medienbruch

Egal ob Heizung, Bad oder LKW-Werkstatt: Am Ende geht es immer um dieselben fünf Schritte.

Auftrag
Kunde und Einsatzort anlegen, Monteur zuteilen. Auch mehrtägig.
Erfassen
Stunden je Monteur, Material aus dem Lager, Zukauf mit Foto vom Beleg.
Abnahme
Arbeitsnachweis auf dem Handy, der Kunde unterschreibt vor Ort.
Rechnung
Entsteht aus dem Auftrag, das Büro prüft und gibt frei.
Buchhaltung
DATEV-Export für den Steuerberater, E-Rechnung für Geschäftskunden.

Die drei Kapitel folgen genau diesem Weg: Der Monteur erfasst, das Büro macht die Rechnung, der Inhaber behält den Überblick.

Kapitel Monteur · 1 von 5

Morgens: die Aufträge des Tages

Kevin meldet sich am Handy an und sieht alle Aufträge, die noch nicht ans Büro übergeben sind. Große Kacheln, die auch mit Handschuhen gehen.

Kachel antippen
Der Auftrag öffnet sich wie die alte Handkarte: Kunde, Einsatzort, Ansprechpartner vor Ort.
Mehrtägig? Kein Problem
Aufträge laufen über mehrere Tage weiter, Stunden werden je Tag und Monteur gesammelt.
Neuer Auftrag auf Zuruf
Ruft ein Kunde direkt beim Monteur an, legt er den Auftrag selbst an. Kunde ist Pflicht, der Rest geht später.

Probieren Sie es rechts aus: Tippen Sie auf Auftrag 1022 (Murat Demir, „Bad: Duscharmatur und Ablauf“). Die nächste Folie öffnet genau diesen Auftrag.

Kapitel Monteur · 2 von 5

Stunden und Material erfassen

Die wichtigste Regel: Bei jeder Eingabe sieht man die Positionsliste wachsen und kann jede Zeile sofort mit dem Daumen korrigieren.

Stunden

Je Monteur und Tag. Wer zu zweit auf der Baustelle war, trägt beide ein, auch über mehrere Tage.

Material

Aus der Artikelliste des Betriebs, mit Menge und Einheit. Freie Positionen mit eigenem Preis gehen auch.

Gespeichert wird automatisch, zwei Sekunden nach jeder Änderung. Kein Knopf, den man vergessen kann.

Kapitel Monteur · 3 von 5

Per Sprache: einfach sagen, was verbaut wurde

Mikrofon antippen, sprechen, fertig. Die Positionen landen in der Liste, während man noch zuschaut.

„Zwei Stunden Kevin, ein Eckventil, zwei Meter Kupferrohr.“

Sprechen
In normalen Worten, mit den Begriffen aus Sanitär und Heizung. Keine Befehle auswendig lernen.
Liste wächst sichtbar
Jede erkannte Position erscheint sofort in der Liste, mit Menge und Artikel.
Mit dem Daumen korrigieren
Falsch verstanden? Zeile antippen und ändern. Tippen geht immer, auch ohne Sprache.

Woher die Regel kommt: Der Kern der App läuft im Alltag einer LKW-Werkstatt in Hamburg. Die Monteure dort haben es klar gesagt: Sprache ohne sichtbare Rückmeldung nutzt draußen niemand.

Die Spracherkennung läuft über einen EU-Anbieter. Die Demo hat ein Tageskontingent; ist es aufgebraucht, geht Tippen natürlich weiter.

Kapitel Monteur · 4 von 5

Zukauf: Beleg fotografieren, fertig

Beim Großhändler schnell noch ein Teil geholt? Lieferschein abknipsen, die Teile kommen mit Aufschlag auf den Auftrag.

Abknipsen

Foto direkt aus der Karte heraus, ohne extra App.

Mit Aufschlag

Der Aufschlag des Betriebs wird automatisch draufgerechnet.

Nichts geht verloren

Der Beleg hängt am Auftrag. Kein Zettel mehr im Handschuhfach.

Rechts ist der Auftrag der Zahnarztpraxis geöffnet. Dort liegt schon ein Lieferschein vom Großhandel, die Positionen sind weiterberechnet.

Kapitel Monteur · 5 von 5

Abnahme vor Ort, dann ans Büro

Zum Schluss unterschreibt der Kunde den Arbeitsnachweis auf dem Display. Diskussionen über Stunden entfallen.

Zusammenfassung zeigen
Der Kunde sieht Stunden und Material auf einen Blick, bevor er unterschreibt.
Unterschreiben lassen
Mit dem Finger auf dem Handy. Daraus entsteht ein PDF, auch eine Bemerkung wie „tropft noch leicht“ geht mit.
An das Büro übergeben
Ein Knopf. Danach ist der Auftrag für den Monteur nur noch Ansicht, das Büro übernimmt.

In der Demo dürfen Sie gern unterschreiben, nachts wird alles zurückgesetzt.

Kapitel Büro · 1 von 7

Angebot → Auftrag → Rechnung

Das Angebot schreibt Sabine mit denselben Positionen wie die Rechnung: Lohn, Anfahrt, Material, Zukauf. Sagt der Kunde zu, wird daraus mit einem Klick der Auftrag.

Angebot schreiben
Kunde, Einsatzort, Positionen. Fortlaufende Angebotsnummer, gültig bis, als PDF im Briefkopf des Betriebs.
Zusage
„Kunde hat angenommen“, dann „Auftrag erzeugen“: Der Auftrag landet mit allen Positionen bei den Monteuren.
Festpreis?
Dann gleich „Rechnung erzeugen“. Die Rechnung trägt „gemäß Angebot Nr. …“ und wird wie immer freigegeben.

Rechts: das Angebot für Familie Wendt. Für Privatkunden steht der voraussichtliche Lohnanteil nach § 35a schon im Angebot.

Das Panel rechts hat sich gerade als Sabine (Büro) angemeldet. Das macht die Demo bei jedem Kapitelwechsel selbst.

Kapitel Büro · 2 von 7

Was die Monteure übergeben haben

Sabine im Büro sieht alle Aufträge des Betriebs. Was die Monteure übergeben haben, ist markiert und wartet auf ihre Prüfung.

Liste öffnen
Aufträge mit Kunde, Monteur und Stand. Kein Abtippen, kein Nachfragen, wer was gemacht hat.
Prüfen
Stunden, Material, Belege und Unterschrift liegen beisammen im Auftrag.
Erledigt markieren
Was geprüft ist, wird als erledigt markiert und geht in die Rechnung.

Angebote mit Zusage findet Sabine als Aufträge wieder, sobald die Monteure sie übergeben haben.

Kapitel Büro · 3 von 7

Aus dem Auftrag wird die Rechnung

Ein Knopf, und aus den erfassten Positionen entsteht die Rechnung. Das Büro prüft und gibt frei.

Alles schon da

Kunde, Einsatzort, Stunden und Material kommen aus dem Auftrag. Preise aus der Preisliste des Betriebs.

Bemerkung im Blick

Rechts: die Kita hat „Waschtisch links tropft noch leicht“ notiert. So etwas sieht das Büro, bevor die Rechnung rausgeht.

Pflichtangaben werden vor dem Druck geprüft: Fehlt etwa die Anschrift, sagt die App das, bevor der Kunde es merkt.

Kapitel Büro · 4 von 7

Privatkunden: Lohn ausgewiesen nach § 35a

Lohn und Anfahrt stehen getrennt auf der Rechnung, damit Privatkunden die Handwerkerleistung von der Steuer absetzen können.

Lohnanteil

Wird aus den Positionen berechnet, nicht von Hand ausgerechnet.

PDF

Mit Briefkopf, Bankverbindung und Pflichtangaben des Betriebs.

QR-Code

Zum Überweisen direkt aus der Banking-App, Betrag und Verwendungszweck stimmen.

Rechts: die Badsanierung bei Familie Petersen, hoher Lohnanteil. Ein Blick ins PDF zeigt den Ausweis.

Kapitel Büro · 5 von 7

Geschäftskunden: E-Rechnung und Versand

Für Firmen erzeugt die App die E-Rechnung gleich mit: XRechnung oder ZUGFeRD, auf Knopfdruck.

XRechnung und ZUGFeRD

Ab 2027 Pflicht für Betriebe über 800.000 € Umsatz, ab 2028 für alle. Die App prüft die Pflichtfelder vorher.

Per Mail versenden

Die Rechnung geht als PDF an den Kunden, das Versanddatum wird festgehalten.

In der Demo wird nichts verschickt: Der Versand wird nur simuliert, die Rechnung gilt danach trotzdem als versendet. Die E-Rechnung finden Sie im Panel weiter unten auf der Rechnung.

Kapitel Büro · 6 von 7

Monatsende: DATEV-Export für den Steuerberater

Zeitraum wählen, Datei laden, an den Steuerberater geben. Kein Ordner mit Rechnungskopien mehr.

Rechnungen öffnen
Unter der Übersicht liegt der DATEV-Export.
Zeitraum wählen
Zum Beispiel den letzten Monat.
Dateien laden
Buchungen und Debitoren im DATEV-Format, so wie Steuerberater sie einlesen. Eingangsrechnungen und Kreditoren genauso.

Die Debitorennummer steht beim Kunden. Sie wird einmal aus dem alten System übernommen.

Kapitel Büro · 7 von 7

Eingangsrechnungen erfassen und bezahlen

Die Rechnung vom Großhändler oder vom Fliesenleger fotografieren, die KI liest sie aus, Sabine prüft. Bezahlt wird per GiroCode oder als Sammelüberweisung.

Foto oder PDF
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Beträge je Steuersatz und IBAN stehen danach im Formular. Was die KI gelesen hat, ist markiert und lässt sich sofort korrigieren.
Zuordnen
Zukauf oder Subunternehmer für einen Auftrag? Einfach den Auftrag wählen. Ein Lieferschein-Foto vom Monteur wird zur Eingangsrechnung, ohne es noch einmal zu erfassen.
Bezahlen
GiroCode mit der Banking-App scannen, oder mehrere Rechnungen ankreuzen und eine SEPA-Datei fürs Online-Banking laden. Danach „bezahlt“.

Rechts: offen, fällig, überfällig auf einen Blick. Die Rechnung von Fliesen Albrecht ist überfällig und läuft nach § 13b ohne Umsatzsteuer.

Kapitel Inhaber · 1 von 3

Wo steht das Geld?

Jonas, der Inhaber, sieht auf einen Blick, was offen ist, was überfällig ist und was schon bezahlt wurde.

Offen

Versendet, noch nicht fällig. Mit Summe, ohne Excel.

Überfällig

Rot markiert. Antippen, und man sieht, wen man anrufen muss.

Bezahlt

Zahlung erfassen, die Rechnung ist erledigt.

Das Panel ist jetzt als Jonas (Inhaber) angemeldet. Tippen Sie rechts auf die rote Kachel „Überfällig“.

Kapitel Inhaber · 2 von 3

Betriebsdaten: einmal pflegen, überall richtig

Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Logo und Fußtext stehen an einer Stelle. Rechnung, Arbeitsnachweis und E-Rechnung holen sie sich von dort.

Briefkopf mit Vorschau

Änderungen sieht man sofort im Rechnungskopf, bevor die nächste Rechnung rausgeht.

Kleinunternehmer?

Mit § 19 UStG setzt die App die Umsatzsteuer auf jeder neuen Rechnung auf 0 %.

Auch der Aufschlag auf Zukaufteile wird hier eingestellt. Er gilt für jeden fotografierten Beleg.

Kapitel Inhaber · 3 von 3

Mitarbeiter und Rollen

Jeder sieht, was er braucht, und nicht mehr.

Monteur

Nur die eigenen Aufträge. Keine Rechnungen, keine Preise anderer Kunden.

Büro

Alle Aufträge, Rechnungen, Belege, Kunden und der DATEV-Export.

Inhaber

Alles aus dem Büro, dazu Mitarbeiter und Betriebsdaten.

Angemeldet wird mit einem Einmalcode aus einer Authenticator-App, ganz ohne Passwortzettel. In der Demo lassen sich keine Nutzer anlegen.

Ehrlich gesagt

Was noch nicht fertig ist

Lieber jetzt gesagt als später entdeckt.

Fertig

Aufträge, Stunden, Material, Belege, Sprache
Arbeitsnachweis mit Unterschrift
Angebot, daraus Auftrag oder Rechnung
Rechnung mit § 35a, E-Rechnung, DATEV-Export
Eingangsrechnungen erfassen, per GiroCode oder SEPA-Datei bezahlen
Mehrere Betriebe getrennt auf einer Plattform

Kommt noch

Eingangsrechnungen direkt nach DATEV Unternehmen online hochladen
Direkt aus der App überweisen (Bankanbindung)
Artikel vom Großhändler importieren (DATANORM)
Selbst registrieren, ohne dass wir einrichten

Was davon zuerst kommt, entscheiden die ersten Betriebe mit.

Selbst ausprobieren

Fünf Minuten, ohne Anmeldung

Ein Klick genügt, um in eine Rolle zu schlüpfen. Am besten am Handy öffnen: demo.handwerk.p2cx.de

Als Monteur
Auftrag öffnen, Stunden und Material erfassen, gern per Sprache. Dann den Kunden unterschreiben lassen.
Als Büro
Angebot annehmen lassen, übergebene Aufträge prüfen, Rechnung erzeugen, PDF ansehen.
Als Inhaber
Offene und überfällige Rechnungen, Betriebsdaten, Mitarbeiter.

Wir suchen gerade die ersten Betriebe, die das einige Wochen im Alltag testen und uns ehrlich sagen, was taugt. Interesse? Einfach melden.

hauke@p2cx.de

Ein p2cx-Produkt · Daten in Deutschland, KI über einen EU-Anbieter

Feierabend heißt Feierabend.Nicht Zettel abtippen.

Feierabend heißt Feierabend.
Nicht Zettel abtippen.